Az utolsó fejezet arról szól, ami a rendszert a helyén tartja: felhasználók és jogosultságok, a cég adatai, a biztonság — kétlépcsős belépés, jelszavak, adatvédelem —, és néhány jó szokás, amivel a CRM-ed hosszú távon rendben és biztonságban marad.
A Beállítások → Cég alatt add meg a vállalkozás alapadatait: nevet, címet, adószámot, logót. Ezek jelennek meg az ajánlatok és a számlák fejlécében, a kimenő levelek aláírásában. Egyszer beállítod a PadlóProfi arculatát, és onnantól minden kimenő dokumentum egységesen, profin néz ki.
Ha nem egyedül dolgozol, hívd meg a kollégáidat. A Beállítások → Felhasználók alatt az + Meghívás gombbal beírod a kolléga e-mail-címét, kiválasztod a szerepét, és a rendszer küld neki egy meghívó-linket, amivel beállítja a saját jelszavát.
Nem mindenkinek kell mindent látnia. A szerepek szabályozzák, ki mit érhet el:
| Szerep | Mit tud |
|---|---|
| Adminisztrátor | mindent: beállítások, felhasználók, számlázás, minden adat. |
| Értékesítő | kapcsolatok, dealek, levelezés, ajánlatok — a napi munka; a rendszer-beállításokhoz nem fér. |
| Korlátozott | csak a hozzá rendelt kapcsolatokat/dealeket látja (pl. külsős munkatárs). |
A CRM-ben ügyféladatok vannak — érdemes komolyan védeni. A kétlépcsős belépés (MFA) azt jelenti, hogy a jelszó mellé belépéskor egy egyszer használatos kódot is meg kell adni (egy telefonos alkalmazásból, pl. Google Authenticator). Így akkor sem tud belépni valaki, ha a jelszavad valahogy kiszivárogna.
A CRM személyes adatokat tárol (nevek, telefonszámok, e-mailek), így a magyar és uniós adatvédelmi szabályok (GDPR) rád is vonatkoznak. Néhány gyakorlati pont:
Az adataidról a rendszer rendszeres biztonsági mentést készít, így egy váratlan hiba esetén sem vesznek el. Neked ezzel nincs teendőd — de jó tudni, hogy az ügyféltörzsed, az ajánlataid és a számláid védve vannak, és szükség esetén visszaállíthatók.
Végigjártuk az utat: felépítettük az ügyfelet (2–5.), a termékeket és a kalkulációt (6–7.), egyetlen kattintással ajánlatot generáltunk (8.), bekötöttük a levelezést és a sablonokat (9–10.), méretre növeltük a kommunikációt (11.), felépítettük a pipeline-t és a feladatokat (12–13.), becsatornáztuk az új leadeket (14.), automatizáltuk a rutint és mértük az eredményt (15.), majd számlát állítottunk ki (16.) — és most a beállításokkal, jogosultságokkal és biztonsággal a helyére tettük az egészet.
A PadlóProfi példáján egy teljes vállalkozás értékesítési folyamatát vezettük végig a nHsCRM-ben. Mostantól a te dolgod már csak annyi: töltsd fel a saját ügyfeleiddel és termékeiddel — a rendszer a többit elvégzi.