Eddig te mozgattad a rendszert. Most a rendszer kezd dolgozni helyetted: automatikus lépések futnak eseményekre (új lead, szakaszváltás), a riportok pedig megmutatják, mi működik és min buksz — hogy a döntéseidet ne érzésre, hanem számokra alapozd.
Az automatizálás egy „ha ez történik, tedd azt" szabály, amit a rendszer magától végrehajt. Ahelyett, hogy minden új leadnél kézzel küldenél üdvözlő e-mailt és vennél fel visszahívó feladatot, egyszer beállítod a szabályt — és onnantól ez minden új leadnél megtörténik, éjjel-nappal, tévedés nélkül.
A kézi munka ellensége a felejtés
Nem az a baj, ha egyszer elfelejtesz visszahívni — hanem hogy nem tudod, mikor felejtesz. Az automatizmus ezt kiveszi a kezedből: a rutinlépések mindig, egyformán megtörténnek, te pedig arra koncentrálsz, ami emberi döntést kíván.
Feladat: „Visszahívás" — felelős: ügyeletes, határidő: +1 nap
Művelet 3
Belépés a „Parketta érdeklődő" sorozatba
15.1. ábra. Egy összetett automatizmus. Egyetlen kiváltóra (új Facebook-lead) három művelet fut le magától — e-mail, feladat és sorozat-belépés.
15.3Tipikus automatizmusok a PadlóProfinál
Új lead fogadása — üdvözlő e-mail + visszahívó feladat + sorozat-belépés (lásd fent).
Ajánlat elfogadva — ha egy ajánlatot elfogadnak (8. fejezet), a deal automatikusan „Nyert" szakaszba lép, és feladat készül a munka beütemezésére.
Szakaszváltás — ha egy deal „Tárgyalás"-ba lép, emlékeztető feladat készül 3 nap múlvára.
Régóta nem mozgott — ha egy deal 14 napja nem mozdult, jelzés, hogy foglalkozz vele.
15.4A vezérlőpult (dashboard)
A riportok másik fele a mérés. A Riportok (vagy a kezdő vezérlőpult) egyben mutatja a lényeget: hány nyitott dealed van, mekkora értékben, mennyi jött be a hónapban, honnan érkeztek a leadek. Nem kell táblázatokat exportálnod — ránézel, és tudod, hogy áll a bolt.
Nyitott dealek
14
Nyitott érték
6,2 M Ft
Nyert (hó)
3,1 M Ft
Új lead (hó)
38
Nyerési arány
27%
Átlag deal-érték
780 e Ft
15.2. ábra. A vezérlőpult. Hat szám, ami minden reggel elmondja, hol tart a vállalkozás — nyitott munkák, várható és realizált bevétel, a leadek száma és a nyerési arány.
15.5Fontos mutatók (KPI-k)
Néhány szám, amit érdemes figyelni: a nyerési arány (a lezárt dealek hány százaléka lett nyert), az átlagos deal-érték, a leadek száma és forrása, és az átfutási idő (mennyi idő alatt jut el egy ügy az érdeklődéstől a lezárásig). Ha ezek időben javulnak, jó úton vagy.
15.6Forrás- és nyerési riportok
A forrásjelölés (14. fejezet) itt fizet ki: a riportban látod, hogy a Facebook, a webform vagy az ajánlás hozza-e a legtöbb — és a legértékesebb — ügyfelet. Az elvesztett dealek okaiból (12. fejezet) pedig kirajzolódik, min buksz legtöbbször (ár? időzítés?), így tudod, hol érdemes változtatni.
A számok döntéseket hoznak
Ha a riport azt mutatja, hogy a Facebook-leadek fele „drágának találta"-okkal veszik el, lehet, hogy a hirdetésed rossz célközönséget hoz. A CRM nem csak nyilvántart — megmutatja, hol tudsz jobb lenni.
15.7Külső rendszerek bekötése
Ha a CRM-en túl más eszközöket is használsz (könyvelés, táblázat, más appok), a rendszer Zapier-en és webhookokon keresztül köthető hozzájuk. Például: minden nyert dealt automatikusan átküldhetsz a könyvelőd táblázatába, vagy egy új leadről azonnal értesítést kaphatsz egy csevegő-alkalmazásban. Ezt a Beállítások → Integrációk alatt állítod be (haladó téma; a legtöbb cégnek a beépített automatizmusok elegendők).
Összefoglalva
Az automatizmusok elvégzik helyetted a rutint (e-mail, feladat, sorozat-belépés minden eseményre), a riportok pedig megmutatják, mi működik és min buksz. Együtt ez a rendszer „önjáró" része: dolgozik, amíg te alszol, és reggel megmondja, hol tartasz. A záró fejezetben azt kötjük le, ami pénzzé teszi a nyert üzletet — a számlázást —, és átnézzük a beállításokat és a biztonságot.