A visszatérő leveleket ne írd újra minden ügyfélnél. Készíts sablont egyszer, tedd bele a személyre szabó helyettesítő mezőket, és a rendszer minden kapcsolatnál kitölti a megfelelő adatokkal.
A PadlóProfi hetente ugyanazokat a leveleket írja: „köszönjük a megkeresést", „mellékeljük az ajánlatot", „emlékeztető, hogy még nem válaszolt". Ha ezeket sablonba teszed, egyszer fogalmazod meg őket profin, és onnantól két kattintással beilleszted bármelyik ügyfélnél. A rendszer a sablonban lévő helyettesítő mezőket — pl. az ügyfél nevét — automatikusan kicseréli az adott kapcsolat valós adataira.
A sablon nem statikus szöveg
A varázslat a helyettesítő mezőkben van: a {{vezeteknev}} Kovács Bencénél „Kovács" lesz, egy másik ügyfélnél az ő neve. Egy sablon, végtelen személyre szabott levél.
10.2Sablon létrehozása
Menj a Beállítások → E-mail sablonok menüpontra, és kattints az + Új sablon gombra. Adj neki beszédes nevet, tárgyat, és írd meg a törzsszöveget — a személyre szabandó helyekre helyettesítő mezőt tegyél.
Új e-mail sablon
Ajánlat kísérőlevél
Árajánlat — {{cegnev}}
Kedves {{megszolitas}}!
Köszönöm érdeklődését. Mellékelten küldöm a kért árajánlatot.
Kérdés esetén állok rendelkezésére.
10.1. ábra. Sablon szerkesztése. A kék hátterű részek helyettesítő mezők — küldéskor a rendszer valós adattal tölti ki őket.
10.3Helyettesítő mezők
A helyettesítő mező egy {{ }} jelek közé írt kód, ami küldéskor a kapcsolat adatára cserélődik. A leggyakoribbak:
Mező
Mire cserélődik
Példa (Kovács Bence)
{{vezeteknev}}
a kapcsolat vezetékneve
Kovács
{{keresztnev}}
a keresztneve
Bence
{{megszolitas}}
a magyar megszólítás
Kovács úr
{{cegnev}}
a kapcsolat cége
—
{{felhasznalo_nev}}
a küldő (te) neved
Szabó Anna
Egyedi mezők is beszúrhatók
Nem csak az alap-adatok: a 3. fejezetben létrehozott egyedi mezőidre is hivatkozhatsz a sablonban (pl. {{terulet_m2}}). Így egy emlékeztető levélben akár ott lehet: „a 40 m²-es parkettázásra adott ajánlatunk". Új mezőt mindig a mezőtörzsből válassz — ne kézzel találgasd a kódját.
10.4A megszólítás — magyarul helyesen
A magyar megszólítás nem triviális: „Kovács úr", „Kovácsné", „Kedves Bence". A rendszer ezt a kapcsolat adataiból (vezetéknév, nem, keresztnév) magától képezi, és a {{megszolitas}} mezővel illeszted be. Így nem lesz a levélben esetlen „Kedves Kovács Bence úr" — a rendszer a helyes magyar formát adja. Ha egy adott kapcsolatnál kézzel felülírnád, azt is megteheted az adatlapon.
10.5Sablon használata levélben
Amikor levelet írsz egy kapcsolatból (9. fejezet), a szerkesztőben kattints a Sablon beszúrása gombra, válaszd ki a megfelelő sablont — és a rendszer abban a pillanatban kitölti a helyettesítő mezőket az adott ügyfél adataival. Utána még szabadon szerkesztheted a levelet küldés előtt.
Kapcsolat → Levelezés fül → Új levél.
Sablon beszúrása → válaszd ki (pl. „Ajánlat kísérőlevél").
A tárgy és a szöveg kitöltődik a kapcsolat adataival.
Igazíts rajta, ha kell, csatold az ajánlatot, és Küldés.
10.6Tesztelés élesítés előtt
Mielőtt egy sablont éles ügyfélre használsz, érdemes kipróbálni magadon vagy egy teszt-kapcsolaton. Nézd meg, hogy minden helyettesítő mező helyesen cserélődött-e — nem maradt-e benne üres {{ }}, és a megszólítás jól hangzik-e. Egy jól megírt sablon évekig szolgál majd; néhány perc tesztelés megéri.
Gyakori hiba
Ha küldés után a levélben ott marad nyersen egy {{valami}}, az azt jelenti, hogy az adott kapcsolatnál ez a mező üres volt, vagy elgépelted a mező kódját. Mindig a „Mező beszúrása" gombbal illeszd be — így nem tudod elgépelni.
Összefoglalva
A sablonokkal a levelezésed egyszerre lett gyorsabb és egységesebb: minden ügyfél profi, személyre szabott levelet kap, te pedig percek helyett másodpercek alatt küldöd. A következő fejezetben ezt méretre növeljük: egyszerre több tucat ügyfélnek küldünk — sőt, két változatot is kipróbálunk (A/B), hogy megtudjuk, melyik működik jobban.