Kösd be a saját e-mail-fiókodat, és a rendszeren belül levelezz az ügyfelekkel. Minden levél a kapcsolathoz kerül — egy helyen látod az egész beszélgetést, a beérkező válaszokkal együtt.
Eddig felépítettük az ügyfelet, a termékeket és az ajánlatot. Most jön a kommunikáció. Ha a postafiókodat bekötöd a nHsCRM-be, nem kell külön a Gmailt és külön a CRM-et nyitogatnod: a levelet a kapcsolat adatlapjáról írod meg, a válasz pedig automatikusan visszakerül ugyanoda. Így Kovács Bence teljes levelezése — az ajánlattól a visszakérdezésen át a megrendelésig — egyetlen idővonalon fut, amit később te vagy a kollégád bármikor visszaolvas.
Mit nyersz vele
Egy helyen az egész beszélgetés · a kollégák is látják (jogosultság szerint) · a kiküldött ajánlatok és sablonok innen mennek · a megnyitás és kattintás követhető (11. fejezet) · semmi nem vész el, ha lecseréled a telefonod vagy a laptopod.
9.2Milyen fiókot köthetsz be?
A rendszer háromféle postafiókkal működik, és mindhárommal ugyanazt tudod — a levelezés, a visszafűzés és a követés azonos:
Típus
Kinek
Csatlakozás
Gmail / Google Workspace
aki Gmailt vagy céges Google-fiókot használ
egy kattintásos bejelentkezés (OAuth)
Microsoft 365 / Outlook
Outlook / Office 365 felhasználók
egy kattintásos bejelentkezés (OAuth)
Saját SMTP / IMAP
bármilyen egyéb szolgáltató (pl. tárhely e-mailje)
szerver + felhasználó + jelszó kézzel
A PadlóProfi esetében
Tegyük fel, hogy a cég a info@padloprofi.hu címet egy sima tárhely-e-mailként használja. Ezt a saját SMTP/IMAP úton kötjük be: a küldéshez az SMTP-, a beérkező válaszok beolvasásához az IMAP-adatokat adjuk meg. Gmailnél vagy Outlooknál ez a lépés egyetlen bejelentkezés lenne.
9.3A postafiók bekötése
A csatlakozás a beállításoknál indul. Gmail/Outlook esetén csak be kell jelentkezned; saját szervernél a szolgáltatód adatait adod meg.
Menj a Beállítások → Postafiókok menüpontra, kattints az + Fiók hozzáadása gombra.
Válaszd ki a típust: Gmail, Outlook vagy Egyéb (SMTP/IMAP).
Gmail/Outlooknál: jelentkezz be és engedélyezd a hozzáférést. Kész.
SMTP/IMAP-nál: add meg a küldő szerver (SMTP) és a beolvasó szerver (IMAP) adatait, a felhasználónevet és a jelszót.
Kattints a Kapcsolat tesztelése gombra — a rendszer küld egy próba-lekérdezést, és jelzi, ha valami nem stimmel.
Postafiók bekötése — Egyéb (SMTP/IMAP)
PadlóProfi Kft.
info@padloprofi.hu
Kimenő levél (SMTP)
smtp.tarhely.hu
465
Beérkező levél (IMAP)
imap.tarhely.hu
993
Az IMAP opcionális — csak akkor kell, ha a válaszokat is be szeretnéd olvastatni.
Kapcsolat tesztelése
Fiók mentése
9.1. ábra. Saját szerveres fiók bekötése. Az SMTP a küldéshez, az IMAP a beérkező válaszok beolvasásához kell. Gmail/Outlook esetén ez az egész egyetlen bejelentkezéssé egyszerűsödik.
Az IMAP nem kötelező
Ha csak küldeni akarsz a rendszerből (kimenő ajánlatok, e-mailek), elég az SMTP. A beérkező válaszok automatikus visszafűzéséhez viszont az IMAP is kell — enélkül a válasz csak a rendes postafiókodba érkezik, a CRM idővonalára nem kerül fel.
9.4Levél írása a kapcsolatból
Ha megvan a fiók, a levelezés a kapcsolat adatlapjáról indul. Nyisd meg Kovács Bencét, lépj a Levelezés fülre, és kattints az Új levél gombra. A címzett automatikusan ő lesz — csak a tárgyat és a szöveget kell megírnod (vagy sablont választani, 10. fejezet).
Új levél — Kovács Bence×
kovacs.bence@example.hu
Árajánlat — parkettázás (40 m²)
Kedves Bence! Köszönöm a megkeresést. Mellékelten küldöm a kért árajánlatot a nappali parkettázására…
Csatolva: Arajanlat-KovacsBence.pdf
Sablon beszúrása
Küldés
9.2. ábra. Levélírás közvetlenül a kapcsolatból. A 8. fejezet ajánlata itt csatolmányként megy — a küldés eseménye rögtön felkerül Bence idővonalára.
9.5A beérkező válasz visszafűzése
Amikor Bence válaszol, a rendszer felismeri, hogy a levél melyik korábbi beszélgetéshez tartozik, és ugyanahhoz a szálhoz fűzi a kapcsolat idővonalán. Nem kell keresgélned: a küldött leveled alatt ott lesz a válasza, időrendben. Ez a „szálkezelés" (threading) a rendes e-mail-kliensekhez hasonlóan működik, csak itt az ügyfélhez kötve.
Ha egy válasz mégsem társul
Ritkán előfordul, hogy egy beérkező levél feladóját a rendszer nem találja meg a kapcsolatok között (pl. más címről ír). Ilyenkor a levél a beérkezők közé kerül „társítatlanként", és egy kattintással hozzárendelheted a megfelelő kapcsolathoz.
9.6Ki látja a leveleket?
A levelezés jogosultsághoz kötött. Alapesetben a saját postafiókod leveleit te látod, illetve azok, akiknek a fiókot megosztod. Egy több fős csapatnál ez fontos: eldöntheted, hogy a info@padloprofi.hu közös fiók legyen (mindenki látja), vagy egy-egy kolléga személyes fiókja csak őhozzá tartozzon. A beállítást a Postafiókok fióknál a láthatóságnál szabod meg.
9.7Kézbesítés és a spam elkerülése
Hogy a leveleid ne a spam-mappában landoljanak, néhány dolgot érdemes rendben tartani a saját domainednél:
SPF, DKIM, DMARC — ezek a domained beállításai, amik igazolják, hogy a levél tényleg tőled jön. Gmail/Outlook fióknál a szolgáltató ezt kezeli; saját szervernél a tárhely-szolgáltatód segít beállítani.
Valós feladónév — a „Megjelenő név" legyen a cég neve, ne egy géppel generált cím.
Ne küldj egyszerre túl sokat kézzel — nagy listákhoz a tömeges küldés modult használd (11. fejezet), ami ütemezetten, biztonságos tempóban küld.
Összefoglalva
A bekötött postafiókkal a levelezés a CRM része lett: a kapcsolatból írsz, a válasz oda tér vissza, és az egész csapat egy helyen látja a beszélgetést. A következő fejezetben ezt gyorsítjuk fel — e-mail sablonokkal, hogy a visszatérő leveleket ne kelljen mindig újraírni.