Kalkulációs sablon készítése

7.1Mire jó a kalkulációs sablon?

Képzeljük el, hogy minden érdeklődőnek kézzel kellene árajánlatot írni: kiszámolni, hány négyzetméter parketta kell, mennyi a szegély, kell-e aljzatkiegyenlítés, hozzáadni a munkadíjat, majd összeadni. Tíz érdeklődőnél ez tíz külön számolgatás — és minden számolásba becsúszhat hiba.

A kalkulációs sablon ezt automatizálja. Egyszer felállítasz egy szabályrendszert — „a parketta mennyisége a terület, az ára a típustól függ, aljzatkiegyenlítő csak akkor kell, ha az ügyfél kérte" — és onnantól a rendszer minden ügyfélnél a saját adataiból állítja elő a kész, tételes ajánlatot. Egyetlen kattintással.

Ebben a fejezetben a PadlóProfi Kft. szemszögéből építünk fel egy ilyen sablont. A végére nemcsak ezt az egy sablont fogod tudni elkészíteni, hanem érteni fogod a lehetőségeket is — beleértve azokat a kapcsolókat és beállításokat, amelyeket ebben a példában nem is használunk.

A forgatókönyv, amit felépítünk

A PadlóProfi minden érdeklődőről négy dolgot rögzít (ezek a 3. fejezetben létrehozott egyedi mezők), és ebből szeretne automatikus ajánlatot:

A cél: ebből a négy adatból a rendszer állítsa elő az alábbi, tételes ajánlatot — Kovács Bencének nettó 701 200 Ft-ot —, de ugyanez a sablon egy másik ügyfélnél, más adatokkal, automatikusan más összeget adjon.

7.2Két dolog, aminek előbb léteznie kell

A kalkulációs sablon két másik dologra épít, ezért ezeknek már készen kell lenniük:

1) Az egyedi mezők

A fenti négy mezőt a Beállítások → Egyedi mezők alatt hozod létre (Kapcsolat típusú mezőként; lásd 3. fejezet). A sablon képletei ezekre a mezőkre fognak hivatkozni — a mező „belső neve" (slug) alapján, nem a látható címke alapján. Például a „Parkettázandó terület (m²)" mező belső neve parkettazando_terulet_m.

2) A termékek

A Termékek menüben rögzíted a termékkatalógust — parketták típusonként, aljzatkiegyenlítő, szegélyléc, munkadíj —, nettó egységárral (lásd 6. fejezet). A sablon vagy közvetlenül egy termékre hivatkozik, vagy — ahogy mi tesszük — a product_ar('terméknév') függvénnyel az élő árat kéri le. Így ha később átárazol egy terméket, a sablon már a friss árral számol.

7.3Első lépés: Alap vagy Haladó?

A Kalkulációs sablonok menüben két gomb közül választhatsz. A különbség a rugalmasságban van.

7.4A haladó szerkesztő térképe

A „+ Új sablon (haladó)" gomb egy űrlapot nyit. Mielőtt kitöltjük, ismerkedjünk meg a felépítésével — öt logikai blokkból áll, fentről lefelé:

1. Alapadatok — a sablon neve és leírása.
2. Ajánlat beállítások — a keletkező ajánlat címe, ÁFA-módja, kedvezmény, megjegyzés.
3. Elérhető változók és függvények — egy „puska": mit használhatsz a képletekben.
4. Változók — opcionális, újrahasznosítható rész-számítások.
5. Ajánlat tételek — a szíve: a sorok, amelyekből az ajánlat áll.

A következő szakaszok ezt az öt blokkot járják végig — mindegyik beállítást elmagyarázva, azokat is, amelyeket a parkettázós példában nem használunk.

7.5Alapadatok: név és leírás

• Sablon neve — kötelező. Ez jelenik meg a sablonlistában és az ajánlat generálásakor a legördülőben. Adj beszédes nevet (pl. „Parkettázás – ajánlat"), különösen ha több sablonod lesz.
• Leírás — opcionális. Csak neked/kollégáidnak szól, az ügyfél nem látja. Hasznos, ha később nem emlékszel, mire való a sablon.

7.6Ajánlat beállítások — a keletkező ajánlat kerete

Ez a blokk azt szabályozza, hogy a sablonból generált ajánlat milyen keretet kapjon. Négy beállítás van, és mind a négyet érdemes érteni.

Ajánlat cím sablon

A generált ajánlat címe. Használhatsz benne behelyettesíthető változókat kettős kapcsos zárójelben. A {{contact_name}} helyére minden ügyfélnél a saját neve kerül — így „Parkettázási ajánlat – Kovács Bence", „Parkettázási ajánlat – Nagy Réka" stb. lesz automatikusan.

ÁFA

Két lehetőség: 27% ÁFA (normál, ez az alapértelmezett) vagy ÁFA-mentes. Az utóbbit alanyi adómentes vállalkozás vagy adómentes ügylet esetén válaszd — ilyenkor az ajánlaton nem jelenik meg ÁFA-sor, a nettó és a bruttó megegyezik. A PadlóProfi példában 27%-ot használunk.

Kedvezmény (%)

Egy fix, sablon-szintű kedvezmény, amit a rendszer minden tételre alkalmaz. Ha itt pl. 10-et adsz meg, minden generált ajánlat automatikusan 10% kedvezményt kap. Nálunk 0 marad — a példában nem adunk kedvezményt —, de jó tudni, hogy létezik: pl. egy „Nyári akció" sablont csinálhatsz belőle egyetlen szám átírásával.

Megjegyzés sablon

Szabad szöveg, ami az ajánlat aljára kerül (pl. fizetési feltételek, érvényesség, „az árak nettó értékek"). Ebben is használhatsz {{...}} változókat. Opcionális — a példában rövid megjegyzést adhatsz, vagy üresen hagyhatod.

7.7Elérhető változók és függvények — a „puska"

Ez egy legördíthető referencia-panel. Nem beállítás, hanem segédlet: felsorolja, mire hivatkozhatsz a képletekben, és milyen függvények állnak rendelkezésre. Amikor képletet írsz, ide pillantasz vissza.

Nézzük végig, mit kínál:

• Kontakt mezők — minden ügyfélnél elérhető alapadatok (név, e-mail, telefon, cím). A képletben a bal oldali „belső névvel" hivatkozol rájuk.
• Egyedi contact mezők — a te saját mezőid (7.2). Itt látod a pontos belső nevüket. Ezekből számol a parkettázós sablon.
• Matematikai függvények — kerekítés (round, ceil = felfelé, floor = lefelé), abszolút érték, minimum/maximum, gyök, hatvány. A product_ar('név') egy termék élő nettó árát adja vissza a neve alapján.
• Sablon változók ({{...}}) — ezt a szöveges mezőkben használod (tétel neve, leírás, cím, megjegyzés), nem a számképletekben.
• Feltételes kifejezés — a legfontosabb eszköz: a „ha–akkor–különben" logika. Erre épül a feltételes sorok trükkje (7.10).

7.8Változók — opcionális, de elegáns

Ez a blokk lehetővé teszi, hogy saját, újrahasznosítható rész-számításokat nevezz el, mielőtt a tételekhez érnél. Ha ugyanazt a részletet több tételben is használnád, itt egyszer kiszámolod, és a tételekben már csak a nevére hivatkozol.

Mikor éri meg? Ha van egy összetett rész-képlet (pl. egy kedvezményszorzó vagy egy régió-alapú felár), amit három-négy tétel is használna. Akkor egyszer megírod változóként, és a tételek már csak a rövid nevét írják. A parkettázós példa elég egyszerű ahhoz, hogy elhagyjuk — a tételek közvetlenül a contact mezőkre hivatkoznak.

7.9Az ajánlat tételei — egy sor anatómiája

Itt a lényeg. Az „+ Tétel" gombbal annyi sort adsz hozzá, ahányra szükség van. Minden sornak öt része van:

7.10A parkettázós ajánlat öt tétele

Most építsük fel a teljes logikát. A PadlóProfi ajánlata öt tételből áll. Nézzük végig mindet — a képlet mellett azzal, hogy miért úgy néz ki.

1. tétel — Parketta (a típus szerint)

A parketta mennyisége a terület, az ára pedig a választott típustól függ. A típustól függő árat egy feltétel-lánccal (egymásba ágyazott ternary) oldjuk meg:

• Tétel neve: Parketta – {{parketta_tipusa}}
• Mennyiség: parkettazando_terulet_m
• Egységár: parketta_tipusa == 'Világos tölgy' ? 8900 : parketta_tipusa == 'Sötét tölgy' ? 9500 : … : 0

Olvasd így: „ha a típus Világos tölgy, az ár 8900; különben ha Sötét tölgy, 9500; …; ha egyik sem, 0". Egyetlen sor kiszolgálja mind a hat parkettatípust — nem kell hat külön tétel.

2. tétel — Aljzatkiegyenlítő (feltételes)

Ez csak akkor kell, ha az ügyfél kérte. Itt jön a „0 → kihagyás" trükk: ha az aljzatkiegyenlites_kell értéke nem „true", a mennyiség 0, és a rendszer eltünteti a sort.

• Tétel neve: Aljzatkiegyenlítő
• Mennyiség: aljzatkiegyenlites_kell == 'true' ? parkettazando_terulet_m : 0
• Egységár: 1800

3. tétel — Szegélyléc

Egyszerű: a mennyiség a szegély hossza, az ár fix.

• Tétel neve: Szegélyléc  ·  Mennyiség: szegely_hossza_m  ·  Egységár: 1200

4. tétel — Munkadíj (parkettázás)

• Tétel neve: Munkadíj – parkettázás  ·  Mennyiség: parkettazando_terulet_m  ·  Egységár: 5500

5. tétel — Munkadíj az aljzatkiegyenlítéshez (feltételes)

Szintén csak aljzatkiegyenlítés esetén, és a mennyisége a terület tizede (a felület egyszerűbb munka):

• Tétel neve: Munkadíj – aljzatkiegyenlítés
• Mennyiség: aljzatkiegyenlites_kell == 'true' ? parkettazando_terulet_m / 10 : 0
• Egységár: 5500

Mit ad ki mindez? — a próba

Nézzük Kovács Bencét: terület 40, szegély 26, aljzat Igen, típus Világos tölgy. A rendszer így számol:

7.11Mentés és a kész sablon

A szerkesztő alján a Mentés gomb rögzíti a sablont. Ezután a listában megjelenik a kártyája, rajta a legfontosabb adatokkal: a cím-minta, az ÁFA-mód és a tételek száma.

7.12Használat: ajánlat generálása egy ügyfélnek

A sablon önmagában még nem ajánlat — akkor „kel életre", amikor egy ügyfélre alkalmazod. Nyisd meg a kapcsolat adatlapját, és menj az Ajánlatok fülre. Ott egy „Ajánlat generálása sablonból" panelt találsz:

Válaszd ki a „Parkettázás – ajánlat" sablont, kattints a Generálás-ra — és a rendszer az ügyfél négy mezőjéből azonnal előállítja a kész, tételes ajánlatot. Kovács Bencénél ez a fenti öt sor, nettó 701 200 Ft (bruttó 890 524 Ft), amit egy kattintással PDF-be menthetsz vagy e-mailben elküldhetsz (lásd 8. fejezet).

7.13Haladó lehetőségek — amit most nem használtunk

A parkettázós példa szándékosan egyszerű. Íme, mi minden fér még bele — hogy lásd a rendszer határait:

• Kerekítés valós egységekre. Ha egy termék csak csomagban kapható (pl. 2,5 m²/doboz), a mennyiséget felfelé kerekítheted: ceil(parkettazando_terulet_m / 2.5).
• Mennyiségi kedvezmény sávok. Feltétellel adhatsz nagyobb rendelésre jobb egységárat: parkettazando_terulet_m > 100 ? 8000 : 8900.
• Élő termékárak. A product_ar('név') mindig a katalógus aktuális árát hozza — átárazáskor a sablonhoz hozzá sem kell nyúlni.
• Több feltétel egyszerre. Kombinálhatod a feltételeket (pl. „ha aljzat kell ÉS a terület nagy"), így finomabb szabályokat építhetsz.
• Változók a rendrakáshoz. Bonyolult sablonnál a közös rész-számításokat érdemes külön Változóba emelni (7.8) — átláthatóbb és könnyebben módosítható.
• ÁFA-mentes / kedvezményes változatok. Ugyanabból a logikából az ÁFA és a Kedvezmény átállításával külön sablonokat gyárthatsz (pl. céges vs. lakossági, akciós időszak).

7.14Összefoglaló — ellenőrzőlista

Mielőtt élesíted a sablont, fusd át: