Van egy Excel-listád tele ügyfelekkel? Nem kell egyesével begépelni. A CSV-import varázslóval percek alatt betöltöd az egészet — az egyedi mezőkkel együtt.
Ha egy-két új érdeklődőd van, kézzel felveszed őket (2. fejezet). De ha átveszel egy régi ügyféllistát, vagy egy vásáron összegyűlt száz névjegyet, a kézi felvitel órákba telne. A CSV-import egyetlen fájlból tölti be az összeset — a neveket, elérhetőségeket és a saját egyedi mezőidet is.
Mi az a CSV?
A CSV egy egyszerű táblázat-formátum: minden sor egy kapcsolat, az oszlopokat vessző választja el. Az Excelben a Fájl → Mentés másként → CSV (vesszővel tagolt) paranccsal készíted el. A Google Táblázatokban: Fájl → Letöltés → CSV.
4.2A CSV előkészítése
Egy jó importfájl három szabályt követ:
Első sor = fejléc. Minden oszlop tetején egy beszédes név: Név, E-mail, Telefon, Terület, Parketta típusa…
Egy sor = egy kapcsolat. Ne legyen üres sor a lista közepén.
UTF-8 kódolás, hogy az ékezetek (á, é, ő, ű) ne romoljanak el.
Egy PadlóProfi-importfájl így nézhet ki:
Név,E-mail,Telefon,Terület,Parketta típusa,Aljzat kell,Szegély
Kovács Bence,kovacs.bence@example.hu,+3620…,40,Világos tölgy,Igen,26
Nagy Réka,nagy.reka@example.hu,+3630…,22,Sötét dió,Nem,18
4.3Az import indítása
A Kapcsolatok oldalon kattints az Import gombra, majd húzd be (vagy tallózd ki) a CSV-fájlt. A rendszer beolvassa, és megmutatja az első néhány sort előnézetként — így rögtön látod, jól tagolt-e a fájl.
4.4Oszlop-párosítás — a lényegi lépés
Ez az import szíve. A rendszernek meg kell mondanod, hogy a fájl melyik oszlopa a rendszer melyik mezőjének feleljen meg. Minden CSV-oszlophoz egy legördülőben kiválasztod a cél-mezőt.
Oszlopok párosítása
CSV-oszlop
Példaérték
Cél-mező a rendszerben
Név
Kovács Bence
Név (alap)
E-mail
kovacs.bence@…
E-mail (alap)
Terület
40
Parkettázandó terület — Egyedi mező
Parketta típusa
Világos tölgy
Parketta típusa — Egyedi mező
Aljzat kell
Igen
Aljzatkiegyenlítés kell? — Egyedi
Belső jegyzet
—
Kihagyás
4.1. ábra. Az oszlop-párosítás. A legördülőkben az alapmezők és az egyedi mezőid is szerepelnek (utóbbiak külön „Egyedi mezők" csoportban). Nem minden oszlopot kell betölteni — a feleslegeset „Kihagyás"-ra állítod.
Automatikus párosítás
Ha a CSV fejléce megegyezik (vagy hasonlít) egy mező nevével, a rendszer magától beállítja a párosítást — a legtöbb oszlopnál nincs is dolgod, csak ellenőrzöd. A saját egyedi mezőidre is működik a felismerés.
4.5Igen/Nem és Választás mezők importáláskor
Két mezőtípusnál érdemes figyelni a fájlban lévő értékekre:
Igen/Nem mező. A rendszer felismeri az Igen / Nem szavakat (és a szokásos változatokat), és a helyes be/ki állapotra fordítja. Így az „Aljzat kell" oszlop „Igen" értékéből a kapcsolatnál bekapcsolt állapot lesz.
Választás mező. Az érték pontosan egyezzen a mező egyik lehetőségével. Ha a mező lehetőségei „Világos tölgy / Sötét dió / Szürke laminált", akkor a CSV-ben is pontosan így szerepeljen — nem „vil. tölgy" vagy „tölgy világos".
Gyakori buktató
Ha egy választás-mező importált értéke nem egyezik egyik lehetőséggel sem, az az érték üresen maradhat. Importálás előtt érdemes a CSV-ben egységesíteni a szövegeket (pl. Excel „Keresés és csere").
4.6Duplikátumok kezelése
Mi történik, ha egy importált ember már szerepel a rendszerben? A rendszer az e-mail-cím alapján ismeri fel az egyezést, és az import előtt megkérdezi, mit tegyen:
Beállítás
Mit csinál
Meglévők frissítése
A már létező kapcsolat adatait felülírja/kiegészíti az importból.
Csak újak létrehozása
A meglévőket békén hagyja, csak az új e-maileket veszi fel.
Mindig új létrehozása
Nem néz duplikátumot — ritkán kell, mert duplikátumokat okoz.
A legbiztonságosabb általában a „Csak újak létrehozása", ha csak bővíteni akarod a listát; a „Meglévők frissítése", ha egy frissebb adatállományt töltesz vissza.
4.7Az import futtatása és ellenőrzése
A párosítás és a duplikátum-beállítás után indítsd az importot. A végén a rendszer összesítést mutat: hány kapcsolat jött létre, hány frissült, és volt-e hibás sor.
Nézd meg az összesítőt: a létrehozott + frissített szám egyezzen a várttal.
Nyisd meg a Kapcsolatok listát — az új emberek ott vannak, Forrás: Import jelöléssel.
Kattints be egy-két kapcsolatba, és ellenőrizd, hogy az egyedi mezők (terület, parketta, aljzat) helyesen töltődtek.
Összefoglalva
A tömeges import a leggyorsabb út egy üres rendszerből egy feltöltöttbe. A kulcs a jó CSV és a gondos oszlop-párosítás — utána az egyedi mezők is a helyükre kerülnek, és minden importált ügyfél kész a kalkulációra. A következő fejezetben a cégeket (szervezeteket) vesszük sorra, amikhez a kapcsolatok tartozhatnak.