Kapcsolatok

A CRM szíve a kapcsolat: egy ember (vagy egy céges kontaktszemély), akivel dolgod van. Minden más — ajánlat, levél, feladat, üzlet — egy kapcsolathoz kötődik. Ezért az első dolgunk, hogy legyen kit kiszolgálni: vegyük fel az első ügyfelet.

2.1Az első ügyfél felvétele

Lépj a Kapcsolatok menüpontra, és jobbra fent kattints az + Új kapcsolat gombra. Egy űrlap nyílik; töltsd ki a legfontosabb adatokat, a többit később is pótolhatod.

1. Kapcsolatok → + Új kapcsolat.
2. Add meg a nevet (kötelező), az e-mailt és a telefonszámot.
3. Igény szerint: cím, adószám, megjegyzés.
4. Mentés — és megnyílik a kész adatlap.

A példánkban vegyük fel Kovács Bencét: e-mail, telefon, cím (Debrecen). Ennyi elég is az induláshoz — a parkettázáshoz tartozó speciális adatokat (terület, parketta típusa) a 3. fejezetben létrehozott egyedi mezőkbe fogjuk rögzíteni.

2.2A kapcsolat-adatlap

Az adatlap a kapcsolat „személyi dossziéja". Felül a neve, az életciklus-címkéje és a legfontosabb elérhetőségek; alatta fülek, amelyek a kapcsolat minden vetületét megmutatják.

Mit mutatnak a fülek?

2.3Az alapadatok

Az Adatok fülön két blokk van: az Alap adatok és az Egyedi mezők. Nézzük előbb az alapadatokat.

• Név, E-mail, Telefon, Cím — a szokásos elérhetőségek. Az e-mail kulcsszerepű: erre megy majd az ajánlat, és a rendszer az e-mail alapján fűzi a kapcsolathoz a beérkező válaszokat.
• Adószám — cégeknél hasznos, számlázáshoz.

2.4Magyar név és Megszólítás — a személyes hangért

Ez a két mező azért van, hogy a rendszer által küldött levelek magyarul, helyesen és személyesen szólítsák meg az ügyfelet — automatikusan, ügyfelenként. Sokan először átugorják őket, pedig pont ezek adják a profi benyomást.

Megszólítás

Ez az a szó/kifejezés, amivel a levélben megszólítod az ügyfelet — például „Bence", „Kovács Úr" vagy „Tisztelt Kovács Bence". Az e-mail sablonokban a {{megszolitas}} változó ide helyettesít be, így a „Kedves {{megszolitas}}!" sor minden ügyfélnél az ő megszólításával jelenik meg. Te döntöd el, mennyire formális.

Magyar név

A magyar névsorrend (vezetéknév + keresztnév) fordítva van, mint sok külföldi rendszeré. A Magyar név mező biztosítja, hogy a rendszer a helyes sorrendben kezelje a nevet — a levelekben, megszólításokban, dokumentumokban. Ha egy importált vagy külföldi formátumú név fordítva került be, az „átcserélni" linkkel egyetlen kattintással megcseréli a vezeték- és keresztnevet.

2.5Életciklus: Lead → Kontakt → Ügyfél

Minden kapcsolatnak van egy életciklus-állapota, ami megmutatja, hol tart az „ismeretlen érdeklődőből fizető ügyfél" úton. A fejléc jobb felső legördülőjével bármikor átállíthatod.

A lista tetején ezek szerint is szűrhetsz (fülekkel: Összes / Lead / Kontakt / Ügyfél / Lemorzsolódott), így egy pillantással látod, hány friss érdeklődőd van. Az állapot sokszor magától is frissül — pl. ajánlat elfogadásakor.

2.6Tulajdonos, jegyzetek, leiratkozás

• Tulajdonos — melyik kollégádé a kapcsolat. Több felhasználós cégnél így oszlik el, ki kivel foglalkozik; a listát szűrheted „csak az enyémek"-re.
• Megjegyzések — szabad szöveges belső jegyzet (pl. „visszahív jövő héten"). Az ügyfél nem látja.
• Email leiratkozás — egy kapcsoló, ami jelzi, ha az ügyfél leiratkozott a levelekről. A tömeges küldés ezt tiszteletben tartja, így nem küldesz olyannak, aki nem kér belőle.

2.7Lead-forrás — honnan jött az érdeklődő?

A Forrás megmutatja, honnan került be a kapcsolat: kézi felvitel, import, webform vagy Facebook lead. Ez marketing-szempontból aranyat ér: később kimutatható, melyik csatorna hozza a legtöbb (és legjobb) érdeklődőt. A kézzel felvett kapcsolatnál a forrás „Manuális"; a Facebookról vagy webformról érkezőnél a rendszer automatikusan beállítja (14. fejezet).

2.8A kapcsolatlista: keresés, szűrés, nézetek

A Kapcsolatok főképernyő egy táblázat az összes kapcsolatoddal. Nagy listánál a keresés és a szűrés a barátod.

• Keresés — a kereső mezőbe írva név, e-mail vagy telefonszám alapján azonnal szűkül a lista.
• Oszlopok és szűrők — kiválaszthatod, mely oszlopok látszódjanak (akár az egyedi mezőid is!), és összetett szűrőket állíthatsz be (pl. „Lead és Facebook-forrás").
• Nézetek — a gyakran használt szűrő-kombinációkat elmentheted saját nézetként, és egy kattintással előhívhatod.
• Exportálás — a szűrt listát CSV-be mentheted.

2.9Tömeges műveletek — egy pillantás előre

A listában a sorok elején lévő jelölőnégyzetekkel több kapcsolatot is kijelölhetsz egyszerre, és rájuk tömeges műveletet futtathatsz: sorozatba felvétel, tulajdonos beállítása, életciklus-váltás — vagy a leglátványosabb: tömeges ajánlatküldés, amikor egyetlen kattintással mindenki a saját, kiszámolt ajánlatát kapja. Erre a 11. fejezetben térünk vissza, amikor már lesz kalkulációs sablonunk is.