Bevezetés és első lépések

1.1Mi az a CRM, és miért segít?

A CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) egyetlen mondatban: minden ügyfél, minden ajánlat és minden levél egy helyen, visszakereshetően. Ahelyett, hogy a telefonodban vannak a számok, egy Excelben az árajánlatok, a levelek meg a Gmailben, itt minden összeér — és ami összeér, azt a rendszer automatizálni is tudja.

Vegyük a PadlóProfi Kft.-t, a kitalált parkettázó vállalkozásunkat. A tulajdonos, Kovács Bence eddig így dolgozott: az érdeklődő felhívta, felírt egy cetlire pár adatot (hány négyzetméter, milyen parketta), aztán este leült, és Excelben kiszámolta az ajánlatot, kézzel megírta a levelet, csatolta a PDF-et. Tíz érdeklődőnél ez tíz este — és minden számolásba becsúszhat hiba.

A CRM-mel ugyanez így néz ki: az érdeklődő adatai bekerülnek egy kapcsolat adatlapjára, egy kalkulációs sablon a négy adatból magától előállítja a tételes ajánlatot, a rendszer egy kattintással kiküldi e-mailben a PDF-fel, az ügyfél a böngészőből elfogadja — és mindez ott marad az ügyfél adatlapján, visszakereshetően. Ezt a teljes utat építjük fel a következő fejezetekben.

1.2Belépés a rendszerbe

A rendszer a böngészőben fut — nincs mit telepíteni. Nyisd meg a webcímét, és a belépő képernyőn add meg az e-mail-címed és a jelszavad.

1.3A képernyő felépítése

Belépés után három részre oszlik a képernyő: bal oldali menü, felső sáv és a nagy tartalmi terület. A bal menü a rendszer „térképe" — innen éred el az összes funkciót.

A menüpontok két csoportba rendeződnek. Felül a napi munka elemei (Kapcsolatok, Ajánlatok, Termékek, Levelezés, Feladatok…), alul pedig két összecsukható blokk: a Marketing (Facebook-leadek, sablonok, automatizálás, webformok) és a Beállítások (felhasználók, biztonság, integrációk). A felső sávban keresőmező és — jobbra — az értesítések és a saját profilod található.

A menü röviden — mit hol találsz

1.4A Vezérlőpult

A Vezérlőpult a nyitóoldal: egy pillantásra megmutatja, hol állsz. Nyitott ajánlatok száma, a héten érkezett új érdeklődők, a hónapban megnyert üzletek — a lényeg elöl, a részletek egy kattintásra. Új, üres fiókban ez a képernyő természetesen még üres; ahogy haladunk a fejezetekkel és feltöltjük a rendszert, úgy telik meg élettel.

1.5A parkettázós példa — a vezérfonál

Ebben a kézikönyvben végig a PadlóProfi Kft. szemszögéből dolgozunk, és mindig ugyanazokkal a szereplőkkel. Így a példák összeérnek: amit a 3. fejezetben létrehozunk (egyedi mezők), azt a 7. fejezetben (kalkulációs sablon) használjuk, és a 8. fejezetben (ajánlat) látjuk viszont az eredményt.

A visszatérő „főszereplő" Kovács Bence, egy érdeklődő, aki 40 m² világos tölgy parkettát szeretne, aljzatkiegyenlítéssel. Az ő ajánlata a rendszer szerint nettó 701 200 Ft lesz — ezt a számot fogjuk többször látni, ahogy a rendszer a nyers adatokból eljut a kész, elfogadott ajánlatig.

1.6Az út, amit bejárunk

Röviden, mi vár rád a következő fejezetekben:

• Alapok (2–5. fejezet). Feltöltjük a rendszert: kapcsolatok, saját egyedi mezők, tömeges import, szervezetek.
• Termékek és ajánlatok (6–8. fejezet). Terméktörzs, a kalkulációs sablon (a rendszer „esze"), és a kész, tételes ajánlatok.
• Kommunikáció (9–11. fejezet). Postafiók bekötése, levelezés, e-mail sablonok, tömeges küldés.
• Folyamat (12–13. fejezet). Pipeline és feladatok — hogy semmi ne vesszen el.
• Marketing és automatizálás (14–15. fejezet). Facebook-leadek, webformok, workflow-k, riportok.
• Zárás (16–17. fejezet). Számlázás, majd a beállítások és a biztonság.